نظام مدیریت ارتباطات درون سازمانی (داخلی)

در تحقیق جامعی که به منظور بررسی راه­ های افزایش بهره­ وری در شرکت­ های تجاری به عمل آمده است، مشخص شد که عدم استفاده­ ی صحیح از اطلاعات و فنونِ ارتباطات میان مدیران و کارکنان، یکی از مهم­ترین عـلل ناکامی این شـرکت ­ها در دستـیابی به اهداف سازمانی و رقابتی­ شدنِ آن­ها بوده است. ارتباطاتِ اثربخش یعنی؛ تمامِ آنچه را که فرستنده­ی پیام به هر طریقی – کلامی یا غیر کلامی – ارسال داشته است، مقصد یا گیرنده­ی پیام دریافت کند؛ به­ نحوی­که دریافت­کننده­ ی پیام، آن را همانگونه تفسیر نماید که مورد نظر فرستنده باشد و انتظار فرستنده و واکنش گیرنده بر یکدیگر منطبق گردد.

متأسفانه به دلیل غیر ملموس ­بودنِ تأثیر ارتباطات در بهبود فعالیت­ های یک سازمان و دستیابی به اهدافِ تعیین­ شده، تاکنون توجه کافی به این موضوع نشده است؛ در حالی­که تجربه ثابت کرده است که اغلبِ سوء تفاهم ­ها و اختلاف ­های بی­ جهت در سطح مدیریت و کارکنان، ناشی از فقدان یک سیستم ارتباطی صحیح داخلی یا عدم کارایی سیستم­ های ارتباطی موجود در سطوح مختلف سازمان می­ باشد. بر این اساس، یکی از اقداماتِ مهم مدیران، ایجاد فرایند ارتباطی مؤثر یا بهبود فرایندهای ارتباطی موجود است. بدیهی است وجود چنین فرایندی موجب بهروزی، شادبودن، سلامت جسمی و روانی، کاهش ترک شغل و افزایشِ علاقه­ ی کارکنان به مدیران و سازمان و در نهایت، افزایش بهره­ وری خواهد شد.

استقرار نظام مدیریت ارتباطات درون­ سازمانی دستاوردهای زیر را برای شرکت­ها و سازمان­های متقاضی به همراه خواهد داشت:

  • سنجش ميزان تحقق اهداف تعيين­ شده برای سيستم ارتباطات داخلي و اثربخشي هر يك از كانال ­هاي ارتباطي
  • شناسایی کانال­ های ارتباطی مناسب و مورد اعتماد افراد و نیازهای ارتباطی کارکنان در سه حوزه­ ی فرد، شغل و سازمان و میزانِ تأمین آن­ ها در وضع کنونی
  • طراحی و استقرار کانال­های ارتباطی مناسب شامل: کانال­های الکترونیکی، کانال­های دیداری، کانال­های شنیداری و …
  • تدوین کلیه­ ی فرم­های مورد نیاز مانند فرم ­های ملاقات­ های حضوری، فرمِ گزارش جلساتِ هم ­اندیشی و …